Как выиграть тендер для бизнеса?

Принятие участия в тендерах является отличной возможностью для любой организации. Это помогает привлечь внимание, улучшить репутацию и, безусловно, обеспечить хорошую прибыль от крупного контракта. Но процедуры организации тендеров в Российской Федерации довольно сложные, и чтобы успешно участвовать и выигрывать в них, важно разбираться во всех нюансах. Прежде всего, чтобы начать побеждать в тендерах, потребуется выбрать подходящего клиента. Важно помнить, что количество проводимых тендеров велико, но большинство компаний не способны участвовать во всех конкурсах сразу, выбирать клиента следует с осторожностью. Организация, решившая зарегистрироваться для участия в торгах, должна адекватно оценить по меньшей мере два аспекта:

• Компания-заказчик. Нужно собрать данные о проведенных заказчиком торгах в прошлом, о победителях этих торгов, сколько раз компания выигрывала торги у заказчика, выполнялись ли обязательства заказчика перед победителями торгов добросовестно.
• Профиль компании. Важно оценить, подходит ли профиль вашей организации запросам заказчика. Нужно изучить документацию торгов и проверить, соответствует ли ваша организация всем требуемым критериям.

Торги могут быть сложной процедурой, но при правильном сборе и анализе информации о заказчике и своей компании увеличиваются шансы на удачное участие и победу. Возможности, которые нужно учесть:

• Трудовые ресурсы. Участие в торгах требует определенных затрат — нужно подготовить обязательную документацию, сделать презентацию товаров и услуг для заказчика и выполнить прочие задачи. Важно определить наличие в компании сотрудников с необходимой квалификацией либо решить, нужно ли прибегнуть к помощи специалистов.
• Размер контракта. Оцените величину контракта и удостоверьтесь, что она соответствует вашим возможностям и задачам. Не стоит принимать предложение, которое может оказаться для вас непосильным или несопоставимым с вашими возможностями.
• Технические условия. Изучите требования тендера к техническому обеспечению и удостоверьтесь в наличии у вашей компании необходимых навыков, оборудования и ресурсов для исполнения заказа. Важно трезво оценить свои технические способности.
• Сроки исполнения. Учтите временные рамки, установленные заказчиком.

Виды тендеров

Открытый или закрытый

Подавляющее большинство тендеров являются публичными, то есть к ним может присоединиться любой желающий. Информация о тендерах закрытого типа не находится в открытом доступе, поскольку персональные приглашения получают только отобранные участники. Как правило, к закрытым тендерам прибегают в тех случаях, когда исполнение заказа связано с государственной или коммерческой тайной.

Коммерческий или государственный

Коммерческие тендеры проводятся по инициативе любой коммерческой компании, которая и определяет условия победы. Государственные же тендеры проходят под строгим контролем ФЗ № 44-ФЗ и регулируют процедуру проведения тендера. Организацией тендеров занимаются государственные органы или государственные компании. В зависимости от вида тендера, степени его открытости или организатора, могут отличаться правила и условия участия. Очень важно быть в курсе таких особенностей и выполнять все требования для успешного участия в тендерах и повышения шансов на победу.

Изучаем документацию

Перед тем как приступить к подготовке необходимых документов, необходимо внимательно изучить всю предоставленную заказчиком информацию, которая обычно включает договор, а также техзадание и сметы. Недостаточно будет просмотреть их — нужно тщательно проанализировать все документы, сравнить требования с возможностями своей компании, учесть предпочтения клиента относительно исполнителя (например, продолжительность работы, наличие опыта в подобных тендерах). Важным моментом является тщательное изучение всех аспектов, что поможет эффективно подготовиться к тендеру и увеличить шансы на успех.

Уточняем все детали и особенности

Любой участник тендера может обратиться за информацией или разъяснениями, особенно если в документации обнаружены недочеты. Запрос можно выполнить в произвольной форме и анонимно разместить на сайте торговой площадки. Важно учесть, что запрос необходимо отправить не позднее 72 часов (5 дней в случае открытого тендера) до завершения времени приема заявок. Заказчик должен предоставить объяснения в течение двух рабочих дней. Если нет ответа, участник тендера вправе подать жалобу в ФАС. В соответствии с 44-ФЗ участник тендера может отправить до трех запросов.

Необходимые документы

Подготовка документов — это трудоемкий и ответственный этап. В соответствии с действующим законодательством, для подачи заявки нужно предоставить ряд обязательных документов. Во-первых, это документы, подтверждающие данные о компании-участнике (название, юридический адрес, идентификационный номер налогоплательщика). Во-вторых, необходима выписка из Единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Необходимо предоставить документ, который способен подтвердить полномочия представителя компании, подающей заявку. Также необходимо приложить документы, которые способны подтвердить соответствие организации требованиям проводимого конкурса. Это могут быть копии лицензий, сертификатов, свидетельств и т. д. Наконец, потребуется представить документы на обеспечение, например, платежное поручение. Обеспечение заявки является важным аспектом.

Оформляем заявку

В документации есть образец формы заявки, который состоит из двух основных частей — самой заявки и документов. Потребуется внимательно заполнять заявку. Подать электронную заявку на веб-сайте площадке можно только при наличии регистрации на этой площадке и наличия электронной подписи. Все части заявки нужно отправить одновременно. После приема заявки оператором ЭТП вам придет подтверждение.

Проводим презентацию

Часто заказчик хочет посмотреть презентацию своей компании, которую он выбрал. Это важный этап, на котором надо показать все преимущества своей компании и объяснить, почему с вами будет выгодно сотрудничать. Поэтому презентацию надо подготовить заранее. В ней должны быть наглядные видео, инфографика и факты — всё, что поможет заказчику за пару минут составить полное и положительное. Когда все предыдущие этапы пройдены, остаётся ждать официальных результатов. Заказчик опубликует протокол тендера на электронной площадке через три дня после подведения итогов. Если вы всё сделали правильно, ваши шансы на победу велики.